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出張手配の一括管理とペーパーレス化で効率化を実現!HISの出張管理システムがもたらす効果

公開日: 海外出張(出張者向け)
<東京化成工業株式会社様>出張手配の一括管理とペーパーレス化で効率化を実現!HISの出張管理システムがもたらす効果
課題
  • 出張管理システムが使いにくく、各社員がメールや電話で予約を行うため、業務が煩雑になっていた
  • 一括での請求書処理ができなくなり、請求処理業務の負担が増加
  • 国内出張の手配ができなくなるなどの課題が発生
提案
  • 出張者が使いやすい出張管理システム「HIS BTM Portal」を導入
  • 人事総務部の業務負担となっていた保険業務の効率化を提案
効果
  • 出張に関する社員からの問い合わせがなくなり、業務負担が軽減
  • 請求書処理がペーパーレス化され、一括請求も可能となり、業務効率化を実現

「試薬を通じて社会に貢献する」という企業理念のもと、グローバルに事業を展開している東京化成工業株式会社様。煩雑化していた出張業務の効率化を目指し、代理店の切り替えを検討されていました。
今回は、導入の背景や決め手、そして導入後の効果について、担当者の方にお話を伺いました。

旅行会社を切り替えた背景

2014年、出張管理の大幅な見直しを行い、旅行代理店との契約を開始しました。 しかし、当時利用していた代理店が提供する無料の出張管理システムは簡易的で、利便性に欠けていたため、出張者の多くがメールで手配を行う状況が続き、システムはほとんど活用されていませんでした。 さらに、コロナ禍の影響で契約していた代理店のシステム担当者が不在となり、一括請求書の処理ができなくなるという問題が発生し、月に20件もの請求処理を1件ずつ手作業で行わなければならず、業務負担が大幅に増加していました。 また、航空券代金が高いのではないかという声が社内から上がり、人事総務部としてもその点を確認する必要性を感じていました。加えて、利用していた代理店では国内出張の手配ができなくなるなど、さらなる課題も浮上していました。

約10年間、旅行代理店の見直しを行わずに業務を進めてきましたが、「もっと使いやすいシステムがあるのではないか」「業務負担を軽減できる旅行会社があるのではないか」といった課題意識が高まりました。そこで、利便性を向上させ、出張管理にかかる工数を削減するため、複数の旅行会社に話を伺うことを決めました。

HISを選んだ3つの理由

複数の旅行会社の中からHISを選んだ理由は、大きく3つあります。

HISのBTM(出張管理システム)を導入した決め手

  • HIS BTM Portalの使いやすさ(ユーザーフレンドリーな操作性)
  • 人事総務部の業務負担を軽減する保険業務の効率化
  • HISの信頼感と営業担当者の丁寧な対応

まず、システムであるHIS BTM Portalの使いやすさ、画面の操作性に優れており、社員が直感的に操作できる点です。「社員が使いにくいシステムでは、結局利用されなくなってしまう」という懸念がありましたが、HIS BTM Portalは1回の説明でマニュアルを見ずに操作できるほど分かりやすく、継続的に利用できると感じました。また、メールでの手配方法をシステム化することで、社員の出張手配の効率化にもつながると思いました。

次に、人事総務部の業務負担を軽減し、作業の効率化が可能である点です。他社のシステム導入費用がHISより安価な場合もありましたが、業務にかかる人件費や効率性を総合的に考慮した結果、HISが最適であると判断しました。また、保険請求業務もHISにまとめて依頼できるため、効率化を実現することができました。

最後に、HISの信頼感と営業担当者の丁寧な対応が導入を後押ししました。営業担当の方が何度も足を運んでくださり、どのような質問にも丁寧に対応してくれる姿勢に信頼を感じました。また、海外出張中の社員が現地でトラブルに直面した際にも、HISが迅速にフォローしてくれるという安心感が、選定の決め手となりました。

導入の効果とは

HIS BTM Portalを導入して半年が経過しましたが、出張者からは特に切り替えによる混乱や不満の声はなく、「使いやすい」との声が上がっています。システムの操作性の良さに加え、サポートデスクの丁寧な対応にも満足しており、安心して利用できる環境が整っています。

管理面では、HISとの契約後、業務効率が大幅に向上しました。社員からの航空券手配に関する問い合わせがほとんどなくなり、出張者がスムーズに手配を行えるようになった点は大きな成果です。また、出張に関する手配から請求までのフローが問題なく機能しており、管理をする負担が大幅に軽減されています。特に、請求書処理の効率化は大きな効果の一つです。以前の旅行代理店では、一括請求ができず、出張ごとに請求書を処理する必要がありました。そのため、処理に多くの時間がかかり、不備が発生するたびに業務負担が増える状況でした。しかし、一括請求が可能になり、請求書や納品書もPDFデータでやり取りできるようになったことで、業務の効率化が実現しました。

さらに、HISの営業担当者が定期的に訪問し、最新の情報を提供してくれるため、出張管理担当者としても必要な情報をタイムリーにキャッチアップできる環境が整っています。このようなサポート体制も、導入効果を実感できる要因の一つです。出張管理の効率化だけでなく、社員の利便性向上や管理業務の負担軽減といった多方面での効果を実感しています。

出張管理の効率化を支える工夫

HISのシステム導入により、一括請求や保険業務の効率化を実現し、出張管理にかかる業務負担を大幅に削減することができました。しかし、それだけにとどまらず、自社内での工夫を取り入れることで、さらなる効率化を目指しています。その一環として、自社専用の出張業務ポータルサイトを作成しました。このポータルサイトには、出張に関する最新情報や出張規程、マニュアル、保険ガイドなど、出張業務に必要な情報を網羅しています。特に、毎年初めて出張に行く社員が発生するため、基本的な情報を一元化し、誰でも簡単にアクセスできる仕組みを整えました。また、社員から寄せられる同じような質問や問い合わせに対応するため、情報をポータルサイトに集約し、定期的に社員へリマインドを行うことで、業務の効率化を図っています。このポータルサイトを導入してからは、必要な情報がどこにあるのかが明確になり、社員からの出張に関する質問が激減しました。さらに、HISの営業担当の方から定期的に渡航情報の変更点や必要な情報を共有していただける点も非常に助かっています。これにより、ポータルサイトに最新の情報を反映させることができ、社員が正確で最新の情報にアクセスできる環境を維持しています。これらの取り組みによって、出張管理の効率化だけでなく、社員の利便性向上や業務負担の軽減にもつながっています。

今後は、危機管理体制のさらなる強化や、今年から開始した国内出張手配の浸透を目指し、新たな課題に取り組んでいきたいと考えています。HISのサポートを活用しながら、より効率的で安心できる出張管理体制を構築していきます。

営業担当からの一言

直感的で誰にでも操作が可能なうえ、効率化を実現できるシステムをお探しされており、弊社の「HIS BTM Portal」であればご要望を実現できると確信し、ご提案させていただきました。導入当初は、海外出張手配から開始いたしましたが、その後、国内出張手配とのシステム連携も実現し、現在では海外・国内の出張手配を一括でご依頼いただけるまでに至りました。これもひとえに、導入時のみならず、導入後も木村様、川村様、宮本様のご尽力によるものと感謝しております。今後も、ご期待いただいている効率的な出張手配・管理体制を継続してご提供できるよう努めてまいります。

(HIS法人営業本部 第一販売部 BTM営業企画セクション 田井)

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