～日頃の感謝の気持ちを社員に伝えたい～ 社内イベントで繋ぐコミュニケーションの輪

背景

今回のイベントを企画されたきっかけ、目的は何ですか？

コロナ前、組織統合のため記念式典を予定していたが、コロナの制約により断念せざるを得ない状況でした。
コロナが落ち着いてきて、社員、その家族への慰労、感謝の意味もこめて、あえて堅い式典とかではなく、楽しいイベントを開催したい と思い、HISに相談しました。

この2軸が主な目的です。

コロナ以前はどのような企業イベントを企画されていましたか？

各支店単位で社員旅行やプレゼント企画などは開催していましたが、コロナ禍ではすべて中止となっていました。

なぜ、企業イベントに「夏祭り」を選ばれたのですか？

まず、若手メンバーを中心にプロジェクトメンバーを選出しました。開催時期は既に7月と決まっていて、メンバー内で「みんなが参加できる」「馴染みのあるもの」「真夏で暑いので室内でできるもの」「お子様も楽しめるもの」を条件に話し合いをした結果、「夏祭り」という候補が出てきました。
その他にも、運動会、野球部の試合観戦、観劇、サーカス（ショー）などなどさまざまな意見があがりました。
今回は慰労の要素が大きかったので、家族を呼ぶ＝小さい子供も自由に遊べるものを中心に絞り込みました。

課題

コロナ禍どのような課題をお持ちでしたか？

組織統合の1年前程から集まる機会を設けていましたが、コロナで集まれませんでした。そのまま顔合わせもできないまま組織統合しましたが、統合後も部署ごとの移動制限により

などの制約により社員同士が顔合わせる機会が減ってしまい、コミュニケーション機会の損失に課題を感じていました。

実施概要

内容：夏祭り｜テーマ：感謝と団結

当日のスケジュール（前日終日設営）

実施内容

お客様の声

開催してみていかがでしたか？

前日から大勢のスタッフの協力と入念な下準備があり、当日の心配はまったくありませんでした。司会の方やHISスタッフの方もとても良く準備していただき、自社従業員や役員からもお褒めのお言葉をいただきました。
開催後のアンケートからも好評で「楽しかった」という意見が大半でしたが、もちろん「会場が遠い」「休日出勤が嫌」「家族向けの企画が多い」などネガティブな意見もありました。

実施する上で不安だったこと・工夫された点・苦労された点はありましたか？

イベントの企画・アイディアの実行に関してはHISさんに一任していたため、とくに心配しておりませんでした。 大変だったのは、社員への周知です。
「ポスターを作成」したり、「メールで共有」したりしましたが、イベントの趣旨や思いを伝えるのが難しかったです。結果、参加率は6割となりました。

またイベントの仕掛けとしては各支店ごとに色分けをしたネックストラップを用意し、「夏祭り催行中に交換する」という企画を行いました。これによって他支店間でも交流が生まれ、コミュニケーションの活性化に繋がりました。
夏祭り終了後もネックストラップ交換が継続されていたり、夏祭りイベントの話題が出て盛り上がっています。

イベント実施後、社内の雰囲気に変化はありましたか？

上記でも話がありましたが、ネックストラップ交換や夏祭りから会話のきっかけが生まれ少し他支店間でもコミュニケーション機会が増えたように感じます。

なぜ HIS に依頼しようと思ったのですか？

HISさんはさまざまな提案をしてくれました。コロナ禍、行動制限がある中でも開催できる方法がないか模索してくれていたので、その信頼もあり、今回のイベントも良い方向にもっていってくれるのではないかという期待がとても大きかったです。結果期待以上のイベントを開催してくれました。
是非次回もお任せしたいです。

HIS担当者から一言

このお話をいただいたのは、2020年でした。会場の下見まで終わり、「さあこれから」というときにコロナになり、そこから何度か実施しようとしましたが、イベントはずっと制限されており、2年半越しにやっと実施ができました。事務局の皆様の思いをどうやって形にするか、皆様ができる限り楽しんで参加してよかった、と思えるイベントにできるようお客様とチーム一丸となって企画を進めてきました。
終了後のアンケートには非常にうれしい意見がたくさん上がっており、今後とも一緒にお仕事していければと思っております。

アフターコロナで企業イベントに悩んでいる、お困りの企業様のご参考に少しでもなれば幸いです。
HISではそれぞれのお客さまにあった、課題へ対する解決⽅法を丁寧にご提案いたします。
もし興味がおありでしたらお気軽にご相談ください。

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