出張管理システム
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出張の申請から経費精算まで出張にかかわる業務を一貫して対応可能なシステムです。出張規定や出張費用などの見える化を実現でき、ガバナンス強化や出張間接コストのムダ削減に貢献します。
出張手配にかかる時間は？
面倒な出張申請・手配を効率化させる方法
皆さまの企業では、出張業務に関する時間はどの程度かかってますでしょうか。
出張手配は多くの企業にとって時間と労力を要する業務です。
特に、出張申請から交通手段や宿泊施設の予約、精算業務まで、一連の作業が煩雑になりがちです。
業務を効率化させたいと思いつつも、出張者が面倒だと感じる業務やどのくらい時間がかかっているのかを把握できていない担当者も多いのではないでしょうか。
そこで、20代から50代の出張経験者を対象に出張に関するアンケート調査を実施しました。
この調査結果をもとに、出張手配にかかる時間を短縮し、効率化するためのポイントを解説いたします。
出張申請はアナログかデジタルか
【出張申請の方法は？】
はじめに出張が発生したら必要になる出張申請の方法についてお伺いしました。
「紙面での申請」と回答した割合が42.9%で最も多く、次いで「社内システム」が39.0%、「口頭申請」が12.7%、「メール」が3.3%という結果でした。
この結果から、システムによる出張申請が約40％弱の企業で導入されている一方で、全体の55%がシステム以外の方法で申請を行っていることが明らかになりました。
出張手配はどうしているか
【出張手配の方法】
出張手配の方法についてはどうでしょうか。
会社の規定がなく、「自分の好きな方法で予約」する割合が41.7%と最も高いことから、多くの企業で統制が取れていないことがわかります。
次いで、「指定の旅行会社に電話やメールで依頼」が21.5%、「総務、アシスタンス等に依頼」が20.8%と続き、「オンライン予約ツール」での予約は12.1%に留まっています。
今回の結果から、会社規定に基づく手配が全体の54.4%を占めているものの、出張管理が不十分な企業は、経費の削減や不正防止によるコンプライアンス強化にも繋がるため、改善の余地が大いにあると考えられます。
また、オンライン予約ツール（システム）の導入により、コンプライアンス強化だけでなく、業務効率化も実現させることもできるのではないでしょうか。
手配にかかる時間の実態
【出張手配にかかる時間は？】
全体の50.8%の人が「1時間以内」と回答し、次いで32.6%が「1～3時間以内」という結果になりました。
また、「半日～1日程度」が14.5%、「1日以上」が2.1%となり、回答者の49.2%が「1時間以上」手配にかけています。
さらに、海外出張の手配に限定すると、「1～3時間以内」が35%で最も多く、「1時間以内」が30%、「半日～1日程度」が25%、「1日以上」が10%となりました。
「1時間以上」と回答した割合は49.2%から70%に上り、予約手配の効率化の余地があると考えられます。
面倒に感じる出張業務は
【手配時に面倒に感じるところ（複数選択可）】
| 1 | 条件にあったものを探す時間 | 40.2% | |
|---|---|---|---|
| 2 | 予算にあったものを探す時間 | 37.8% | |
| 3 | 最適な移動手段を探す時間 | 24.5% | |
| 4 | 社内申請等の手続き | 20.8% | |
| 5 | 立替の負担が大きい | 20.2% | |
| 6 | 査証等渡航条件の確認 | 3.9% | |
出張者がどのような点で手間を感じているかについてお伺いしました。
出張の手配においては、「条件や予算にあったものを探す時間」が約40%と多く、次いで「最適な移動手段を見つける時間」が約25%となっています。
さらに、手配以外の面では、「社内申請等の手続き」や「立替の負担が大きい」も一定数の出張者にとってストレスの原因となっています。
これらの課題を解決し、出張者の「探す」手間を削減することができれば、不要な時間を短縮し、他の業務に充てる時間を増やすことができます。
出張者の効率を向上させるだけではなく、全体的な業務の生産性向上にも寄与するのではないでしょうか。
出張申請・手配を効率化させるには
アンケート結果から、以下の改善ポイントが明らかになりました。
・アナログな申請方法による出張申請の煩雑さ
・出張手配の統制不足
・手配時の条件や予算に合った選択肢を探すの時間と手間
これらの課題を解決し、出張申請と手配の効率化を図るためのプロセスをご紹介します。
データ分析とヒアリングによる改善
過去の出張データを分析し、出張経験者からのフィードバックを定期的に収集することで、出張にかかる時間や手間を洗い出します。
実際の出張者の声を取り入れることで、より運用しやすく効率的な手配プロセスを構築できます。
社内ポリシーの策定
出張に関する明確なポリシーを策定し、全社員に徹底的に周知させます。
ポリシーには予算、選択可能な交通手段、宿泊施設の基準などを定めますが、規定を厳しくしすぎると、規定に沿った手配が困難になり、逆に手間がかかる可能性もあります。
そのため、現実的な設定を心がけつつ、定期的な見直しを行うことが重要です。
事前承認プロセスの簡素化
出張の事前承認プロセスを見直し、必要な承認者を最小限に抑えることにより、申請から承認までの時間を効果的に短縮します。
また、承認基準を明確化することで、不必要なやり取りを削減し、プロセスの効率を向上させることが可能です。
旅行会社との契約による一元管理
指定の旅行会社との契約により、出張手配を一任することで社内リソースを節約し、専門的なサービスを利用することが可能になります。
さらに、一つの旅行会社に集中することで手配の工数を削減し、効率化に繋がります。
オンライン予約システムの導入
出張の申請、承認、予約を一元管理するオンラインシステムの導入により、手続きを簡素化し、時間を大幅に削減します。
また、紙ベースの申請やメールでのやり取りが減少し、業務の効率化が図れます。
まとめ
申請や手配に伴う時間や労力といった間接コストの削減は難しいと感じることも多く、交通費や宿泊費などの直接コストに注目する担当者も少なくありません。 今回のアンケート結果と自社の状況を比較し、出張手配の手間とコストの削減が実現できるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
