出張者の負担軽減だけじゃない？
立替精算を見直すことで変わる出張管理体制

企業が立替精算を採用する理由

多くの企業が出張費の立替精算を採用するのは、以下のような理由が考えられます。

出張者の自主性の尊重

出張者自身に手配を任せることで、個々の都合や好みに合わせた柔軟な対応が可能であると考えられています。

管理者側の事前業務の軽減

事前の手配や承認といった管理者の業務負担を減らすことができると考えられています。

慣習的な運用

特に疑問を持つことなく、過去からの流れで立替精算が継続されている場合があります。

出張費の立替精算が抱える課題と見直しの必要性

立替精算は一見メリットがあるように思えますが、これからお伝えするデメリットを考慮すると、必ずしも業務効率化に貢献するとは限りません。

出張者の負担

立替精算は出張者が航空券代や宿泊費などを一時的に自己負担する必要があるため、出張費が高騰する現在では、大きな負担となってきております。
また、精算までの期間の領収書の管理なども出張者の負担になりかねません。
この負担を軽減し、出張者が安心して業務に集中できるよう、見直しが必要です。

個人の自由購買によるコスト増加と管理の難しさ

立替精算の場合、出張者は個別に手配を行うことが多いため、個人の判断や都合が優先されてしまうことがあります。
例えば、多少高くても自分の希望を優先した航空会社などの航空券を購入してしまったり、必要以上にグレードの高いホテルを選んでしまうケースも考えられます。
これにより、企業全体で見ると出張費が嵩んでしまう可能性があります。
また、企業側がコスト管理をすることが難しく、無駄な出費を把握しづらいという問題点もあります。
このコスト増加を抑制し、出張費全体の最適化を図るためには、見直しが不可欠です。

精算業務の非効率性

出張者は領収書や明細書を整理し、経費精算書などを作成する必要があります。
この作業に時間を要し、本来の業務に集中できない場合もあります。
また、領収書の紛失や記載漏れなどがあった場合、精算がスムーズに進まないこともあります。
これにより、出張管理者や経理担当者側も、多数の領収書や精算書をチェックし、内容を確認する作業に多くの時間を費やすことになります。
この非効率性を解消し、出張者と管理部門双方の負担を軽減するため、見直しが求められます。

費用の不透明性

自由購買による問題点の際にお伝えしたように、個人の判断で手配が行われるため、出張費の内訳が不透明になることがあります。
本当に必要な費用なのか、妥当な金額なのか、会社側が判断しづらいという問題点があります。
また、不正な請求が行われるリスクもゼロではありません。
費用が不透明なままでは、コスト削減や管理が難しくなってしまいます。
費用の透明性を高め、戦略的なコスト削減を実現するためには、見直しが不可欠です。

立替精算の課題を解決する方法

この章では、立替精算がもたらす課題を解決し、より効率的でコスト効率の高い出張管理体制を構築するための具体的な方法を３つご紹介します。

コーポレートカードやキャッシュレスシステムの導入

コーポレートカードを発行したりキャッシュレスシステムを導入することで、出張者の立替負担を軽減し、利用明細が記録されるため精算業務を簡素化できます。
また、企業としても利用状況を把握しやすくなり、費用の透明性が向上します。

旅行会社との法人契約

旅行会社と法人契約を結んで請求書払い（後払い）にすることで、出張者の立替負担をなくすことが可能です。
企業側も、まとめて請求書で支払いができるため、精算業務が簡素化されます。
また、出張手配を旅行会社に一任することで、航空券やホテルなどの手配を一括して依頼できるため、出張者の手配業務の負担を軽減できます。
その他、専門知識を持つ旅行会社の視点を取り入れることで、最適な旅行手配が行われ、コスト削減にもつながります。

BTM（ビジネストラベルマネジメント）の導入

BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは、出張に関する予約、手配、精算などを一元的に管理できる仕組みのことです。
BTMを導入することで、出張者は規程に準拠した手配が自動化されるなど、手配から申請の手間が削減されます。
また、管理者は承認フローもシステム上で管理できるため、迅速な承認処理が可能となります。

出張管理体制をより進化させるには

コーポレートカードや旅行会社との法人契約は、コスト削減や手配業務の効率化に有効な手段です。
しかし、出張費用の最適化や業務全体の効率化を長期的な視点で目指すのであれば、BTMの導入がより効果的です。

BTMは、出張に関するあらゆる情報を一元管理し、データに基づいた分析を可能にすることで、次のような効果があり、継続的なコスト削減と効率的な出張管理体制の構築を支援します。

個人の自由購買の抑制

企業の出張規程に基づいて航空券や宿泊施設を手配する仕組みが整うことで、不適切な支出を未然に防ぎ、コスト増加を抑制します。

精算業務の効率化

申請から精算までの手続きが自動化されることで、出張者と管理部門双方の非効率性を解消します。

透明性の向上

全ての出張データが一元管理されることで、費用の不透明性を排除し、詳細な分析を可能にします。

データに基づいた効率的な出張管理

蓄積された出張データを分析することで、コスト削減の余地や規程の見直しポイントを特定し、データの一元管理と分析を促進します。

最後に

出張における立替精算の問題点と、その解決策についてご紹介しました。
立替精算の見直しは、社員の満足度向上や業務効率化だけでなく、企業全体のコスト削減や業務効率化にも繋がります。
貴社の出張規模や抱える課題を十分に分析し、それぞれの解決方法のメリット・デメリットを比較検討した上で、最適な方法を選択することが、出張費の最適化と管理業務の効率化を実現するための重要な第一歩となります。
ぜひこの機会に、出張精算の仕組みを見直し、出張者と会社双方にとってより良い運用を整えてみませんか。