BTM（ビジネストラベルマネジメント）
出張管理システム
出張に関連する業務を一元管理することで、出張者、管理者の業務効率化、コストの削減を実現します。
海外出張における相見積もりは必要？
航空券代金の比較だけでは見えない経費削減の本質
出張費用を削減するために「安い航空券を購入するには相見積もりが必要」という考え方が一般的になっておりませんか？
特に海外出張では、複数の旅行会社から見積もりを取得し、最も安い航空券を選ぶことが慣習化しています。
しかし、海外出張において相見積もりを依頼する方法は、効果的なのでしょうか？
実は、相見積もりには限界があり、単純な価格比較だけでは、コストの最適化や業務の効率化といった重要な要素を見落としてしまう可能性があります。
本コラムでは、出張業務における相見積もりの有効性を再考し、より効果的な出張管理の方法について解説します。
INDEX
なぜ、相見積もりを取るのか？
企業が相見積もりを行う理由は、主に以下の3つに分類されます。
【１】コスト削減のため
より安い価格を選ぶことで、出張費用や調達コストの削減を目指しています。
【２】価格の透明性を確保するため
複数の見積もりを比較することで、適正な価格を把握し、不当な価格で契約を避けることができます。
【３】企業の慣習や規定に基づくため
長年の慣習や社内規定により、相見積もりを義務付けているケースが多く見受けられます。
これらの理由から、相見積もりは一見合理的で効果的な方法に見えます。
しかし、実際には相見積もりは、コスト削減や出張管理の面で必ずしも最適な手法とは言えません。
相見積もりをすることのデメリット
コスト削減を目的として相見積もりを実施している企業が多い中で、相見積もりを行うことで以下のようなマイナス面が生じる可能性があります。
【１】見積もり取得にかかる時間と手間
複数の旅行会社や航空会社に問い合わせる手間が発生し、管理者や出張者の業務負担が増加します。
特に、急な出張や複雑な手配が必要な場合には、見積もり取得にかかる時間が業務全体の効率を低下させる要因となります。
【２】単純な価格比較ではサービスや条件の違いを見落とす恐れがある
例えば、航空券の変更やキャンセル時の手数料、フライトの利便性（直行便 vs 経由便）など、価格以外の要素が考慮されないことがあります。
これにより、短期的には安価に見えても、結果的にコストが増加する可能性があります。
【３】都度の価格比較では、長期的なコスト削減や効率化は難しい
1回の出張費用を削減しても、全体の経費削減には結びつかないケースが多いです。
出張データが分散して管理されるため、出張費用の全体像を把握しにくくなり、長期的なコスト削減や効率化のための改善が難しくなります。
どこで購入しても同じ？航空券価格の現状
一昔前は、旅行会社が各航空会社から座席を仕入れ、独自に価格を設定して販売する航空券が主流でした。
しかし、オンライン予約システムや比較サイトの普及により、航空券の価格が誰でも簡単に比較できるようになりました。
航空会社が直接販売する公示運賃である正規運賃やPEX運賃が主流となり、旅行会社が独自に設定する格安航空券の割合が減少しています。
これにより、旅行会社間での価格差がほとんどなくなり、相見積もりの効果が薄れています。
【主な航空券の種類と特徴】
| キャリア普通運賃 （正規運賃） |
航空会社が公式に発表している運賃で、最も透明性が高い価格設定です。 変更やキャンセルが柔軟に対応できる場合が多いですが、価格は他の運賃に比べて高めです。 |
|---|---|
| PEX運賃 （正規割引運賃） |
事前購入割引が適用される運賃で、公示運賃よりも安価に設定されています。 ただし、変更やキャンセルに制約がある場合が多く、利用条件に注意が必要です。 |
| 格安航空券 （IT運賃/包括旅行運賃） |
旅行会社が販売する割引運賃で、ツアーやパッケージ旅行向けに提供されることが一般的です。 価格は安いものの、変更やキャンセルがほぼ不可能な場合が多く、利用者にとっての柔軟性は低いです。 |
経費削減の本質“複合的な要素を考慮する”
企業が出張費を削減しようとする際、特に注目されがちなのが航空券などの直接費の価格です。
しかし、航空券の価格だけを比較して選ぶ方法では、単発の出張費用を抑えられるように見えても、長期的には企業全体の経費削減や業務効率、さらにはリスク管理の面で影響を及ぼす可能性があります。
航空券価格だけを基準に選ぶリスク
・予約変更やキャンセル時の手数料
出張の予定が変更になることは珍しくありません。
安価な航空券を選んだ場合、変更ができない、またはキャンセルに高額な手数料が発生することがあります。
これにより、結果的にコストが増加するリスクがあります。
・出張者の移動時間や利便性
経由便を選ぶことで航空券の価格を抑えたとしても、移動時間が長くなり、出張者の疲労や業務効率に影響を与える可能性があります。
移動時間や負担を考慮し、出張者が現地での業務に集中できる環境を整えることが重要です。
・出張者の満足度や業務効率への影響
出張者が快適に移動できる環境を提供することは、業務効率やモチベーションの向上につながります。
安価な航空券を選んだ結果、出張者が不満を抱えたり、業務に支障をきたすような状況は避けるべきです。
複合的に出張費を考える重要性
都度の出張費を削減することは重要ですが、それだけでは企業全体の経費削減にはつながりません。
航空券代金だけでなく、宿泊費、現地交通費、手配の効率性、さらには社員の時間コストなど、出張に関わるすべての要素を総合的に考慮する必要があります。
例えば、出張手配を一元化することで、手配業務にかかる時間を削減し、管理者や出張者の負担を軽減することが可能です。
さらに、出張規程を見直し、適切な費用設定を行うことで、無駄なコストを削減しながらも、出張者の満足度や業務効率を向上させることができます。
経費削減の本質は、単に「安いものを選ぶ」ことではなく、企業全体の効率性を高め、出張者が最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を整えることです。
そのためには、航空券の価格だけにとらわれず、出張に関わるすべての要素を複合的に考慮し、最適な選択を行うことが求められます。
出張管理に必要となるBTM（ビジネストラベルマネジメント）
BTM（ビジネストラベルマネジメント）は、出張費用や手配を一元管理し、効率化とコスト削減を実現する仕組みです。
【BTMを導入するメリット】
・出張データの一元管理と分析によるコスト削減
企業全体の出張データを一元的に管理し、分析することが可能になります。
これにより、出張費用の傾向や無駄を可視化し、長期的なコスト削減を実現します。
・出張規程に基づいた最適な手配
企業の出張規程に基づいて航空券や宿泊施設を手配する仕組みを整えることができます。
出張者が規程外の高額な手配を行うリスクを防ぎ、企業全体でのコスト管理が徹底されます。
また、規程に沿った手配が自動化されることで、管理者や出張者の手間も大幅に削減されます。
・出張者の安全管理と利便性の向上
一元管理することで、緊急時の対応が迅速に行えます。
利便性の高い移動手段で手配することで、出張者の負担を軽減し、業務効率を向上させることができます。
BTMを活用することで、単なる価格比較では見えないコスト削減や業務効率化を実現できます。
まとめ
相見積もりは一見合理的に思えますが、航空券代金の単純比較には限界があり、長期的な経費削減や効率化にはつながりません。
出張全体のコスト構造を総合的に考えることが重要です。
BTM（ビジネストラベルマネジメント）を活用することで、出張管理を効率化し、長期的なコスト削減を実現できます。
ぜひ、この機会に相見積もりに頼らない出張管理の方法を導入し、より効果的な出張管理体制を構築してみてはいかがでしょうか？
