古い出張規程がリスクに？
物価高・円安に対応する旅費規程の見直しポイント

出張規程を見直すべき3つの理由

2025年4月、70年ぶりに国家公務員等の旅費制度が改正されます。
この改正は、国内外の経済社会情勢の変化に対応しつつ、職員の事務負担を軽減するため、国の旅費制度を抜本的に見直すものです。
では、皆さまの企業ではいかがでしょうか。ここでは、出張規程の見直しが必要な3つの理由について解説します。

【理由１】経済環境の変化

現在、物価高や円安の影響により、従来の出張費用では実際の出張コストをカバーできないケースが増えています。
例えば、HISの実績データによると、円安の影響もあり、2024年の航空券価格は2019年と比較して140～170％、宿泊費は140～200％も高騰しています。
航空券や宿泊費の高騰により、規程内での出張手配が難しくなり、イレギュラーの対応を求められる場面も少なくありません。

【理由２】出張者の声や不満の増加

「規程が現実に合わない」「手続きが煩雑で時間がかかる」といった出張者からの声が増えていませんか？
例えば、古い規程では、現地での交通手段が規程の範囲を超えてしまい、社員が柔軟に対応できないことがあります。
また、手続きが複雑である場合、出張準備に余計な時間がかかり、本来の業務に集中できないという問題も発生します。

【理由３】データ分析やレビューによる管理が求められる時代

現代の出張管理では、出張データを活用した分析やレビューが求められています。
例えば、どの部署がどのくらいの出張費を使っているのか、どの手配方法が最もコスト効率が良いのか、といったデータを把握することで、出張費用の最適化が可能になります。
データの分析を行うことで、企業にあった出張規程の策定、見直しにも繋がります。

これらの理由から、出張規程の見直しは単なるルールの更新ではなく、企業の効率化、コスト削減に直結する重要な取り組みです。
時代に即した規程を整備することで、企業全体のパフォーマンスを向上させ、社員が安心して業務に集中できる環境を実現することができます。

出張規程を見直す際に押さえるべき4つのポイント

出張規程を見直す際にどのようなことに注意すべきでしょうか。
ここからは、出張規程を見直す際に押さえるべきポイントについて解説します。

【１】現状の課題を洗い出す

まずは、現在の出張規程にどのような課題があるのかを明確にすることが重要です。
出張者や管理者からのフィードバックを収集し、「規程が現実に合わない」「手続きが煩雑」「費用が不足している」などの具体的な声を把握しましょう。
これにより、見直しの優先順位を明確にできます。

【２】経済環境を考慮する

物価高や為替変動など、現在の経済環境を反映した費用設定を行うことが必要です。
最新の市場データを基に、現実的な費用設定を検討しましょう。

【３】データ分析を活用する

出張に関するデータを活用することで、無駄を削減し効率化を図ることができます。
過去の出張データを分析し、そのデータを基に規程を見直すことで、より実態に即した内容に改善できます。

【４】社員の意見も反映させる

出張規程は、実際に出張を行う社員が使いやすいものであることが重要です。
航空券やホテル代金の費用設定が現実に合わない場合や過度な出張規程は、社員が規程を逸脱するリスクが高まります。
また、手続きが煩雑である場合、出張準備に余計な時間がかかり、本来の業務に集中できないという問題も発生します。

これらのポイントを押さえることで、出張規程を現代のニーズに合ったものに見直し、企業全体の効率化や社員の満足度向上を実現することができます。

旅行会社に任せるという選択肢とそのメリット

出張規程の見直しは、簡単ではありません。
現在の経済状況も把握しつつ、データを活用しながら、規程を考えていく必要があります。
そのため、自社でのリソースだけでは難しく、旅行会社に任せる企業も増えています。
旅行会社に任せるメリットをご紹介します。

出張規程の具体的な見直し事例

実際に出張規程を見直し、成功を収めた企業の事例を紹介します。

まとめ

出張規程の見直しは、単なるルールの更新ではなく、企業の効率化、コスト削減、そして社員満足度の向上に直結する重要な取り組みです。
時代に即した規程を整備することで、企業全体のパフォーマンスを向上させ、社員が安心して業務に集中できる環境を実現することができます。
ぜひ、この機会に自社の出張規程を見直し、より良い出張管理体制を構築してみてはいかがでしょうか？