出張旅費精算の課題を解決！
効率化への6つの方法をご紹介します！

出張旅費精算の重要性

経費管理

出張旅費の精算は企業の財務状況に直接影響します。税法の改正などに対応するためにも最新の情報を把握する必要があります。

社員のモラルと信頼性

不適切な精算は社員の信頼を失い、社内で問題を引き起こす可能性があります。公正で透明な精算ルールを設け、遵守することで社員のモラルと企業の信頼性を維持します。

企業の信頼性

適切な精算は企業が法令を遵守し、公正な経営を行っている証となります。そのため、適切な精算ルールの設定と遵守が必要です。

出張旅費精算の流れ

出張旅費精算の基本的な流れは以下となります。

出張旅費精算での課題や
陥りやすい状況

出張旅費精算は、出張者にとっても管理者や経理部門にとっても手間と時間を要する作業の一つです。特に、次のような課題や陥りやすい状況があります。

精算ルールが理解しにくい

企業によっては、出張精算のルールが複雑で、社員が理解しにくい場合があります。例えば、一部の交通費が自己負担となる場合や、飲食費の上限がある場合など、ルールを理解しないまま出張に行くと、後で精算が難しくなることがあります。

レシート・領収書の
管理が大変

出張中に発生する交通費や飲食費などのレシートを紛失を紛失してしまったり、レシートの文字が消えて読み取りにくくなってしまった等の場合精算が難しくなります。 また、領収書の宛名や但し書きも正しく発行してもらわないと精算ができない場合もあります。

精算の手間

出張から戻った後に、レシートを整理し、精算書を作成する作業は、非常に手間がかかります。特に、出張が頻繁な社員の場合、精算作業に多くの時間を取られることがあります。

精算の遅延

精算作業が遅れると、経理部門の月次決算作業に影響を与えることがあります。また、社員が精算を遅らせると、自己負担分の返金が遅れることにもつながります。

出張者へ周知したい
ポイント

先にお伝えした流れや課題を踏まえ、出張者に事前に周知したいポイントを解説します。

旅費精算ルールや仕組みの
理解の徹底

出張者が出張の目的、期間、および行き先により、精算の方法が変わる可能性があることを理解できるよう、企業の旅費精算ルールを明確に伝えることが重要です。旅費精算には交通費、宿泊費、日当など様々な項目が含まれるため、どの費用が認められ、どの書類が必要かを明確に説明することが求められます。
さらに、海外出張と国内出張では通貨の換算方法や領収書の取り扱い方が異なるため、この違いについても出張者に説明しましょう。

レシートや領収書など
必要な書類の管理の徹底

精算は出張後早期に行うことが大切であり、領収書やレシートの紛失には十分注意を払うよう指導しましょう。また、書類には日付、金額、支払い内容が明確に記載されていることを確認し、種類ごとに整理する・紛失時に備えて領収書やレシートのコピーを取っておくなど、精算時に迅速に対応できるようにするためのアドバイスもおすすめです。

公正で透明性のある
精算の徹底

社内での信頼を維持するためには、不適切な精算が問題となることを避けなければなりません。
そのため、公正かつ透明性の高い精算を心掛け、その重要性を出張者にも伝えることが求められます。

出張旅費精算の効率化
6つの方法

本章では、出張旅費精算の効率化を実現するための具体的な方法として下記の6つをご紹介いたします。

これらの方法を活用することで、精算作業の負担を軽減し、経費管理の透明性と正確性を向上させることが可能となります。

①精算ルールの明確化

精算ルールの明確化は、精算の際の混乱や誤解を防ぎ、精算プロセスをスムーズに進めることができます。
また、ルールが明確であれば、不適切な出費を防ぐことも可能となります。その結果、精算の時間短縮やミスの削減、コンプライアンスの向上などが期待でき、さらに、社員が精算ルールを理解しやすくなるため、精算に対するストレスや不安を軽減することもできます。

②出張前に外貨を仮払いする

出張前に外貨を仮払いすることは、精算の際の為替レートによる計算負荷の軽減や、出張費用の予算管理の精度向上が期待できます。また、社員が出張先での通貨換算による手間やリスクを気にする必要がなくなるため、出張に集中することができます。

③コーポレートカードを
利用する

コーポレートカードを利用することにより、社員が自己立て替えする手間が省け、精算作業も軽減されます。また、カード利用明細から直接データを取り込むことで、経費精算のデータ入力ミスを防ぎ、正確性も向上します。
さらに、カード会社から提供される利用データを分析することで、経費の傾向や節約ポイントを把握しやすくなります。これらにより、経費管理の効率化と透明性向上が期待できます。

④旅費精算システムの
デジタル化

デジタル化することにより紙ベースの手続きを削減し、データの一元管理を可能にします。これにより、精算のスピードアップとエラーの削減が期待できます。また、データ分析により経費の傾向を把握し、コスト削減の施策を立てることも可能になります。
さらに、デジタルレシートや電子領収書の利用により、レシートの紛失リスクを減らすこともできます。

⑤出張旅費を会社一括請求に
する

出張手配を旅行会社と法人契約すると、社員の立て替えが不要となり、精算作業が簡素化されます。また、会社一括請求により、会社側が出張者の航空券やホテル代金などの費用を把握でき、出張者の不正を抑止する効果も期待できます。

⑥BTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入する

BTMは出張業務を一元管理するサービスで、BTMを導入すると先にお伝えしたデジタル化や一括請求等が可能となります。
また、企業の経費管理の効率化はもちろん、出張の手配から精算までのプロセスがスムーズになることで、社員は出張準備や精算にかかる時間を大幅に削減し、本業に専念することもできます。

最後に

いかがでしたでしょうか。
出張旅費精算は、企業の経営効率を高める重要な要素であり、結果として、企業全体の業績向上にも寄与する重要な戦略ツールとなり得ます。
最適な方法やシステムを検討・導入し、出張旅費精算の効率化を目指しましょう。

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