やるべき事が丸わかり
「初心者」旅行幹事さん
はじめの一歩
いざ幹事になり旅行準備を進めようとしたところ、「何から手をつければいいのか」「どこまで決めてから旅行会社へ問い合わせていいか」など、準備の順序がわからず手が止まってしまったということはないですか？また通常業務に加え幹事業務を行うため、少しでもスムーズかつ効率良く準備をしていきたいですよね。本コラムでは、これから社員・団体旅行を計画する幹事様に向けて、失敗しないための手配のポイントやお役立ち情報をお届け致します。
INDEX
問い合わせへの第一歩！まずは何から準備する？
まずは旅行会社に問い合わせするまでに何を準備すれば良いか、順を追ってご説明致します。
①旅行の目的・テーマを決める
旅行の実施が決まったら、「この旅行を終えた後に叶えたいこと」「旅行を通じて社員に感じてほしい想い」を改めて考え、目的・テーマを明確化させましょう。パーティーやチームビルディングなどの旅行内容を決定する際、目的やテーマが明確になっていると、それに沿ってスムーズに計画を進めることができます。
②社員にアンケート調査を取る
多くの企業様が旅行プランを決める上で取り入れているのが社員へのアンケートです。社員の希望を事前に確認しておくことで、希望との相違を防ぐだけではなく、社員の満足度向上にも繋がるでしょう。アンケート内容は、以下のような項目を聞いておきましょう。
CHECK
・希望の旅行先
・日程（出発時期・泊数）
・現地でやりたい事
・予算
③日程・旅行先・予算を決定する
アンケートの結果を元に、日程・旅行先・予算を決定しましょう。意見がバラバラでプランを絞る事が難しいという場合は、まず「社員旅行にどのくらいの日数を確保出来るか」「一人あたりどのくらい予算を負担できるか」から考えていくと、条件に合わない旅行先が明確になるので、行先決定への近道となります。
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④移動手段・ホテルを決める
旅行先までの移動手段、滞在ホテルの決定は見積をする上で重要な要素です。特にホテルは選択肢が多く、選びきれないという方も多いかと思います。候補が絞り込めないという場合は、以下の項目を決めて旅行会社へ問い合わせしましょう。近年、全館禁煙のホテルが増加しているため、喫煙のご希望がある方は事前にお伝えください。その他特別なリクエストがある場合も、問い合わせ時にリクエストを伝えましょう。
CHECK
移動手段
・発着地
・出発・到着時間
・クラス
・参加構成（お子様の参加者がいるか）
ホテル
・ホテルランク
・宿泊エリア
・部屋タイプ（何人で宿泊するお部屋が良いか、禁煙喫煙ルームの希望）
・食事プラン（朝食・夕食の有無）
⑤滞在プランを練る
観光プランをつけたい、チームビルディングやパーティーを実施したいなど、滞在中に何をを実施するかによって、見積金額が大きく変わります。どのような滞在を想定しているかについても、ご希望をお聞かせください。
CHECK
滞在プランに迷ったら
社員旅行の方面別モデルコース
提案事例
シン・社員旅行
⑥旅行会社に問い合わせをする
旅行会社によって様々なプランの提案がありますので、複数の旅行会社に見積を依頼し、比較してみることをお勧めします。団体旅行は個人旅行と比べ、見積回答に時間を要します。そのため、社内での打ち合わせスケジュールに間に合うように、余裕をもって旅行会社に問い合わせることが大切です。もし、回答の希望日がある場合は必ず見積時に伝え、期限までに見積が可能か確認をしましょう。
また、旅行予定の4ヵ月〜5ヵ月前に問い合わせをいただく企業様が多い傾向ですが、国内外問わず現在飛行機・ホテルの予約が混み合っております。動き出しが早い企業様ほどご希望を叶えやすくなりますので、例年よりお早めにご検討ください。
※ 現在HISでは、問い合わせから見積回答までに10日から14営業日程度お時間をいただいております。
頭を悩ますポイントは事前に把握！
次に、幹事様が頭を悩ます意外なポイントをご紹介致します。こちらも事前に把握し、対策をしていきましょう。
お問い合わせ時
CHECK
キャンセル規定
人数やプランの変更の場合、キャンセル人数によっては部屋割りなどを変更する事になり、旅行代金が変わってしまうこともございます。必ず予約前に確認をしましょう。また、キャンセル期限やキャンセル料を幹事様だけが把握していて、参加者は知らなかったという場合が多発しておりますので、必ず参加者にもご案内しておきましょう。
予約後
CHECK
出欠確認
参加者へ出欠確認を行う際、回答が中々返ってこないということが頻繁に発生致します。旅行会社への連絡期限と近い日付で回答期限を設定しており、慌てるということのないよう、早めに回答期限を設定しましょう。また仕事の連絡と紛れて、見落としている場合もあるので、定期的にリマインドをする事も重要です。
食事
食事も旅行の楽しみの一つです。しかしアレルギー食材があって食べることが出来なかったら、楽しむ事が出来なくなってしまいますよね。そのため、必ず旅行前に参加者の食事のアレルギーを確認をしておきましょう。
また最近では、食習慣から特定の肉や魚を食べない選択をされている方も増えています。参加者の食事に関する情報は、出欠確認の際に、申告してもらうお願いをしましょう。
座席・部屋割り
出発の約1〜2月前に座席や部屋割の提出が必要です。その際に、必ず座席の配列や相部屋希望者が合わないケースが出てきます。
例えば部屋割りを決める際に、
（例1）ＡさんとＢさんは相部屋希望だが、ＣさんはAさんとの相部屋希望
（例2）ＡさんはＢさん、ＢさんはＣさん、ＣさんはAさんとの相部屋希望
このような場合、調整のお願いをする必要があります。旅行会社経由でご本人に連絡することも可能ですのでご相談ください。
旅行開始前
CHECK
緊急事態への備え
当日急病人やけが人の対応も幹事様は求められます。もし、緊急事態があった場合に備え、医療機関等を事前に確認しておき、万が一何かあった際にすぐ対応出来るよう準備をしておきましょう。
面倒な手続きは旅行会社に任せよう！
日々の業務の傍らでの準備はとても大変ですよね。ここからは、旅行会社側で手続きが出来るオススメ情報をご紹介致します。
連絡の一斉送信
参加募集や、出発のご案内など、参加者全員へ連絡をしなくてはいけないタイミングも多々あります。そんな時、参加者全員のアドレスをCCに入れ、送信先が間違いないかチェックをしてと、メールをお送りするのも一苦労ですよね。そんな面倒な連絡も、旅行会社で承ります。
各種問い合わせ専用フォーム
参加の可否や希望旅行先・希望日程・部屋割り等の事前情報から、パスポート情報や保険加入等の個人情報、さらには参加者から来た質問を幹事さんがまとめる事なく、専用フォームからダイレクトに旅行会社へ連絡が可能です。
旅行スケジュールの共有や旅行中の連絡
旅行前にお客様専用サイトをご用意し、サイト内で旅のスケジュールや現地情報などの情報を集約することが出来ます。
幹事様のよくある質問
- 最低限、何が決まっていたら見積を出していただけますか？
-
日程、泊数、人数、行先、予算が決まっていれば、見積を出すことは可能です。
- プランが絞りこめないのですが、見積依頼を複数候補出してもよろしいですか？
-
問題ございません。ご検討いただいているプランをお聞かせください。
- 見積後、旅行決定するのはどれくらいで決めれば良いですか？
-
移動手段、ホテルの空きが埋まってしまい、ご希望に添えないケースも出てくるため、出来るだけ早めに決めていただくことをお勧めします。
最後に
いかがでしたでしょうか？
初めて社員・団体旅行の幹事をする方や久しぶりに幹事を任された方は、不安を感じることも多いかと思います。このコラムを読んで少しでも幹事業務にお役立ていただければ幸いです。また、準備から帰国までの幹事業務を確認が出来る「旅行幹事やることリスト」もご用意しておりますので、是非コラムと合わせて準備の際にご活用ください。
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