社員旅行は「いつ」が狙い目？予約はどれくらい前にすべき？

検討から出発までの全体スケジュール

社員旅行は人数が多い分、個人旅行より計画や手配に時間を要します。 「思っていた以上に時間がなく、慌ただしく出発の日を迎えることになってしまった・・」とならないよう、社員旅行がどのようなスケジュールで進められるのか、まずは全体の流れを抑えておきましょう。

　

人気の出発時期とは

【出発希望月（2023年5月～2024年4月）】

上記グラフは2023年5月〜2024年4月の1年間、HIS法人営業本部宛にいただいたお問い合わせ状況です。

出発希望月を見てみると、6月、9月から11月の秋頃の出発が人気のようです。これらの時期が選ばれている理由について探ってみましょう。

①個人旅行の閑散期であるため

個人旅行のピークは、皆様もご存じの通り、ゴールデンウィーク、お盆、シルバーウィーク、年末年始など、多くの方がお休みの時期です。ピークの時期は飛行機やホテルだけではなく、観光地も混雑しております。
オフシーズンであれば、比較的ゆったりと楽しむことができるため、この時期を選択されている企業様が多いのではないでしょうか。

②料金が安い

個人旅行のピーク時に旅費が高くなる大きな要因は、安い航空券やホテルの枠が埋まってしまっており、高い航空券やホテルしか空いていないからです。そのため旅行に出発する方が少ない時期であれば、 航空券もホテルも空いていることが多く、空いている席や部屋が多ければ、料金が安くなりやすいです。

③業務や家庭でのスケジュール調整がしやすい

年度が変わる3月から5月は部署異動などが活発な時期です。さらにプライベートでも新生活が始まる方が多い時期でもあります。また12月・1月の年末年始は取引先への挨拶周りなどでバタバタしてしまうので、 6月や秋頃は比較的業務やプライベートへの支障が少なく、選ばれるケースが高いのかと思われます。

ここが行き時！出発時期に迷わないための5つのポイント

①個人旅行の閑散期を狙う

まずは、航空券やホテルが比較的安い時期である個人旅行の閑散期を狙ってみましょう。旅費が安く収まれば、その分の予算をパーティーや観光など現地滞在費に回すことができます。社員が望む旅行を叶えるためにも、お得に出発できる時期を知り、時期選びの候補にしましょう。

②業務に支障が出ない時期を選択する

会社によって繁忙期はまちまちだと思いますが、繁忙期や決算の時期の出発は社員の負担も大きくなります。社員の方の業務への負担が少ない時期を選ぶようにしましょう。

③プライベートを配慮した上での時期設定を考える

ワークライフバランスを重視する社員の方や企業様も多くいらっしゃるかと思います。より多くの社員の方に参加してもらえるよう、大型連休などプライベートに影響が出る時期での出発は避けて選んでいきましょう。また家庭を持つ社員の方が多い場合は、学校行事や家族行事がある時期などを考慮した上で設定すると参加しやすい旅行になるかと思います。

④旅行先で快適に過ごせる時期かどうかを確認する

例えば、日差しが強く気温が高い時期や雨が多い時期は快適に社員旅行を楽しむことができないですよね。そのため、すでに行き先が決まっている方は社員たちが快適に過ごせる時期かどうかも確認し、時期選びをしましょう。 国内の場合は観光しやすい気温の春や秋、海外の場合は旅行先のベストシーズンに合わせて出発時期を選ぶことで、社員の満足度の向上にも繋がることでしょう。

⑤旅行先で実施しているイベントに合わせて検討してみる

その土地ならではのイベントが楽しめる時期に合わせて、出発時期を検討してみるのはいかがでしょうか。旅行先ならではのイベントに参加することで、普段の仕事では得られない新たな刺激や経験を得られたり、社員のコミュニケーションが活発化しエンゲージメントが高まるかもしれません。

決め時はいつ？ 旅行会社へ問い合わせするベストなタイミングとは？

【社員旅行問い合わせ時期（2023年5月～2024年4月）】

社員旅行を検討している企業様は、出発予定日の何ヶ月前にお問い合わせをいただいているのでしょうか。
月単位で見ると、一番多くお問い合わせをいただいた時期は出発の3ヶ月〜4ヶ月前です。
しかし、動き出しの早い企業は1年以上前からご連絡をいただいており、徐々に数が増えていき、出発の4ヶ月前がピークとなります。

一見すると、「3ヶ月〜4ヶ月前に動き出せばいいのか」と思われるかもしれませんが、累計で見ると、出発の5ヶ月前までに約6割の企業様からお問い合わせいただいております。
このことから出発3ヶ月〜4ヶ月前に検討し始めた場合、同時期に旅行を希望している半数以上の企業様がすでに旅行会社と相談し始めている、もしくは予約が完了しているため、飛行機やホテルが混み合っていたり、最悪の場合希望日で出発することが難しくなってしまいます。

そのため、出発の3ヶ月〜4ヶ月前に検討し始めるのは、動き出しが遅く、より早めの動き出しが成功のカギとなります。

個人旅行の場合、半年以上先の旅行を計画するのはかなり早いと感じるかもしれません。しかし、社員旅行では規模や滞在内容が異なるため、個人旅行と同じ時期にお問い合わせを行うと、希望する内容を実現できないことがあります。
その場合、旅行会社から提示されたプランをもとに再検討したり、旅行会社とのやり取りが増えたりするため、幹事様の負担が増えてしまいます。幹事の業務をスムーズに進めるためにも、早めの準備をおすすめします。

問い合わせ時に決めておくこと

お問い合わせ・お見積り依頼の際に確認しておく項目は以下の通りです。より具体的に内容が決まっているほど打ち合わせもスムーズになります。

最後に

いかがでしたでしょうか？ ぜひ団体旅行の計画する際に、参考にしていただければと思います。
当社では、さまざまな要素を踏まえてお客様のニーズを捉えた提案をさせていただきます。社員旅行・団体旅行・グループ旅行などを検討される際は、どうぞお気軽にお問い合わせください。