出張管理を任されたら？
管理者が押さえるべき5つのポイント

出張が発生したら

はじめに出張が発生した際の基本的な手続きについて見ていきましょう。
企業ごとに独自のルールや手順が設けられていることもありますが、出張が発生した場合、まずは出張の申請が必要になります。
その後、上司や決裁者からの承認を得て、航空券や鉄道などの移動手段、宿泊先、Wi-Fi、保険などの手配を行います。海外出張の際は、パスポートやビザなどの取得も必要となり、国内出張よりも注意することが多いです。
手配が完了し、出張当日になっても、出張中は旅程管理やリスクマネジメントが必要となります。
そして出張が終了したら、経費精算（承認）を行います。出張時に使用する経費を仮払いする場合は出張前に申請をします。

出張管理者がやるべきこと

出張管理者は、基本的な出張手配の流れを把握しつつ、以下のような多岐にわたる管理業務を行います。

出張申請管理

出張の必要性や目的、期間、予算等を確認し、上司や決裁者からの承認を得るための申請フローを構築します。 出張申請は、出張申請書を作成し、上長や経理部門から承認を受ける流れが一般的です。

旅程管理

出張の移動手段や宿泊先、日程などを計画し、予約や調整を行います。 予期せぬ事態や変更が生じた場合の調整なども必要となり、出張者が効率よく、安全・快適に出張を行うために重要な業務です。

危機管理

出張先での事故やトラブルに備え、必要な対策を講じます。 出張者の安全確認を行い、緊急連絡の体制を整備するなど、リスクを最小限に抑えるための準備を行います。

経費管理

出張に関連する費用（交通費、宿泊費など）を把握・管理し、適切に精算することを指します。また、不適切な経費の使用を防ぐため、経費のルールを明確にし、適切な経費精算のサポートも行います。

レポート管理

出張先で実施した業務内容や目的の達成、成果を共有するためにレポートを作成し、管理します。レポートの内容を分析し、出張の効果や問題点を把握することで、将来の出張計画に活かします。

出張管理することで得られる効果

コスト削減・経費の最適化

出張に関連する費用（交通費、宿泊費など）を把握・管理することで、無駄な経費を削減し、経費の最適化を図ることが可能となります。
また、出張の計画・実施・精算の一元管理を行うことで、出張経費の透明性を高め、不適切な経費の使用を防げます。
これにより、企業全体の経費管理が効率化され、経済的な負担を軽減することができます。

不正防止によるコンプライアンス強化

管理体制が整っていない場合、不適切な経費申請や二重申請などの不正が発生しやすくなります。
しかし、出張管理を行うことで、経費の申請から承認、精算までの一連の流れを管理することが可能となり、不正の発生を未然に防ぐことができます。
また、不正が発生した場合でも、データの管理が容易となるため、迅速に対応することができ、企業の信頼性を保つとともに、経済的な損失を防げます。

リスクマネジメントによる従業員の安全確保

出張中に起こり得るリスクを事前に予測し、対策を立てることで出張中のトラブルを未然に防ぎ、従業員の安全を確保し、業務の遂行をスムーズに行うことができます。
また、出張データを把握することで、緊急事態が発生した場合でも迅速に対応ができ、従業員の安心感を高め、モチベーションの維持にも寄与します。
さらに、出張先での事故や病気、自然災害などのリスクに対しても、事前の情報収集や緊急連絡体制の整備を行うことで、従業員の安全を最優先に考える企業体制を強化することができます。

業務の効率化

出張申請から承認、経費精算までの一連の流れを管理することで、各工程での手間を削減することができ、業務効率化につながります。データの一元管理により、出張の履歴や経費の詳細を確認することが容易になり、必要な情報を瞬時に取得できるため、意思決定のスピードも向上します。
業務効率が上がることにより、出張にかかる業務負担を軽減し、ほかの業務に集中することが可能となります。

出張管理のポイント

出張ポリシーの策定・出張旅費規程の遵守

出張ポリシーの策定は、出張の目的、出張先、出張期間、必要な手続き、出張費用の範囲と精算方法など、出張に関する基本的なルールを明確にすることが求められます。 また、出張旅費規程の遵守も重要で、これにより出張に関連する費用の範囲を明確にし、不適切な経費請求を防ぐことが可能となります。
出張ポリシーと規程を策定し、全従業員に周知することで、出張管理の透明性と効率性が向上します。

出張業務の一元管理

出張に関する全ての情報を集約、管理することで出張の申請、承認、経費精算などの過程が一貫して行われ、情報の把握や管理が容易になります。
また、出張の状況をリアルタイムで確認することが可能となり、必要な対応を迅速に行うことができます。そのため、業務の効率化とコスト削減を実現できます。

リスクマネジメントの構築・危機管理マニュアルの策定

企業は、出張中に発生しうる事故や病気、自然災害、治安の悪化などの様々なリスクを予測し、それらに対する対策を立てることが求められています。
また、危機管理マニュアルを策定することで、出張中に緊急事態が発生した際の対応手順や連絡体制を明確にすることで、迅速かつ適切な対応が可能となります。
リスクマネジメントの構築は、出張中の従業員が安全に業務を遂行できるようにするとともに、企業としてのリスクを最小限に抑えることができます。

デジタル化・システムを活用する

出張申請、承認、経費精算などの一連の過程をデジタル化することで、業務にかかる手間と時間を大幅に削減し、ミスの防止にもつながります。
システムを導入することでデータ管理が容易となり、迅速な対応や精緻なコスト管理が実現できます。
さらに、蓄積したデータを分析することで、出張の効率化やコスト削減のための改善点を見つけ出すことも可能となります。
システムの活用は、出張管理の効率性と透明性を向上させるために不可欠です。

従業員への周知徹底

出張ポリシーやシステムを導入したとしても、利用者がそれらを理解していなければ、効果的な運用は期待できません。
出張に関するルールや手続き、システムの使い方などを全従業員が理解し、適切に利用することで、出張申請から経費精算までの一連の流れがスムーズに進行し、業務の効率化につながります。
また、リスクマネジメントの観点からも、出張中に発生しうるリスクや、それに対する対応方法を従業員に周知することが重要です。

まとめ

出張業務は、出張者だけでなく、出張者が所属する部署や人事・総務、経理など多くの人が関わり、業務が多岐にわたり、業務負荷がかかります。
最近では、出張申請から精算までの一連の流れを効率化するため、また経費の最適化や不正防止の観点から、出張管理システムの導入を検討する企業が増えています。
出張管理の内容を理解した上で、課題に合わせてシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。