イベント企画の進め方はどうすればいい？
集客に役立つアイデアも紹介

イベント企画の進め方

ここでは、イベント企画を立てる際の具体的な方法を紹介します。手順を5つに分けて紹介するため、それぞれのポイントをしっかりと把握しましょう。 イベント企画を成功に導くため、ぜひ参考にしてください。

【手順1】イベントの目的と内容を決める

イベント企画を進める際は、企画の軸となる目的を明確にしましょう。ただし、イベントの目的は多くても3つ程度にしておくことが大切です。
目的さえはっきりしていれば、イベント内容を決める際にも想像しやすくなります。目的が多すぎると企画の軸がぶれてしまうため、内容もまとまりにくくなるでしょう。

また、予算を踏まえて企画を立てることも重要なポイントです。複数の案で悩んでいる場合も、予算が決まっていれば内容が決めやすくなり、内容を詰め込みすぎてしまう心配もありません。

【手順2】イベントを開催する日程と会場を決める

できる限り多く集客できるよう、ターゲットに合わせた開催日程を決めましょう。日程を決めるときは、集客ターゲットの年齢層や家族構成などを踏まえてください。
会場については、予算を考慮し、広さや設備なども考えながら、より多くの集客が見込めるようにすることが大切です。

【手順3】イベントの宣伝告知を開始する

多くの集客を得るために、日程と会場が決まったらできるだけ早く告知することが大切です。イベントを企画しただけでは、ターゲットの集客は見込めません。
宣伝告知方法も、ターゲットに合わせて変える必要があります。たとえば、インターネットの利用が盛んな若い人向けのイベントであれば、SNSなどを利用して宣伝するといいでしょう。

【手順4】イベントの準備を行う

イベントの内容が決定したら、準備に取り掛かりましょう。演出や会場の装飾、イベントで配布する物など、事前に準備することはたくさんあります。
簡単に準備できる物もありますが、配布物などはデザインや内容を決めるだけで多くの時間がかかるでしょう。イベント開催日までのスケジュール調整をしっかりと行い、準備に着手することが大切です。

【手順5】イベントを開催する

準備が整ったら、運営マニュアルやスケジュールに沿ってイベントを開催します。
このとき、イベントが予定通りに進まなかった場合も想定しておきましょう。臨機応変に対応できるよう、事前にシミュレーションすることが大切です。
スケジュール通りにイベントが進行できるよう、スタッフ間で情報共有しておくこともポイントになります。

イベント企画で気を付けること

イベント企画を考える際は、さまざまな事柄を考慮する必要があります。どんなに優れた企画であっても、気を付けるべきポイントが分かっていなければ、大成功を収めることは難しいでしょう。
ここでは、とくに気を付ける必要のあるポイントを4つ挙げます。イベントの内容や目的に合うよう、細部まで行き届いた企画を目指しましょう。

ターゲット層を設定する

社外の人も招待する場合、イベントの目的や内容を踏まえ、年齢層や家族構成、職業など多くの要素からターゲット層を決めましょう。
ターゲット層の設定が不明確な場合、誰のためのイベントか分からなくなってしまう可能性があるため、軸がぶれないように企画を考えましょう。

時期やタイミングを外さない

イベントを企画する際は、季節や流行に合わせて企画することで目的や内容が検討しやすくなります。逆に、開催時期やタイミングが合っていなければ、イベントの集客は見込めないでしょう。
花火や浴衣のイベントであれば夏、クリスマスのイベントであれば冬など、イベント内容と開催時期が合うように設定することが大切です。

企画を詰め込みすぎない

イベント企画を進めていく中で、さまざまなアイデアが出てくることもあるでしょう。しかし、企画がたくさんあればあるほど、イベントの目的やターゲット層はぶれてしまいます。 そのため、イベント企画の内容を決めるときには、企画を詰め込みすぎていないか考えることを心掛けましょう。

「誰に対するイベントか」「何のためのイベントか」を考慮し、本当に必要な企画か判断してください。

公共交通機関のアクセスに配慮する

イベントを企画する際は、来場者の交通手段にも配慮が必要です。
とくに全国から集まるイベントなどは、飛行機や新幹線、高速バスなどを利用する人が多いということも考えられます。駅や空港などからアクセスしやすい会場を選べば、より多くの集客が見込めるでしょう。

また、開催場所によっては自家用車で来場する人が多いケースも考えられるため、会場近くに駐車場を確保できる環境かどうか考慮することも大切です。

イベント企画で役立つアイデア7選

イベントでは、高い集客率が見込める企画を考える必要があります。
ここでは、イベント企画で役立つアイデアを7つピックアップして紹介します。

① ゲスト講演を実施する

イベントでは、専門家を招いたり、芸能人や著名人の講演を行ったりするのもおすすめです。その人物に興味を持っている人であれば、イベントに参加したいと思う可能性が高まるでしょう。
ただし、ゲスト講演を実施する場合には、イベントの目的に合った人選が必要になります。イベントを成功させるために、キャスティング専門の企業に依頼することも検討しておきましょう。

② 定期的なリマインドをする

イベントを開催するにあたって大切なことは、その存在を認知してもらうことです。内容の良いイベントを企画したとしても、認知されなければ、集客は望めないでしょう。

イベントの詳細が決まったら、イベント当日までの間に、繰り返しリマインドしていきましょう。 たとえば、開催の1か月前に告知した場合は、次は2週間前、最終的な告知は前々日になど、参加がしやすいように配慮してリマインドするのがおすすめです。
また同じ内容をくり返し連絡するのではなく、少しずつアプローチを変えて、リマインドをし、イベントを印象づけましょう。 それぞれのリマインドのタイミングで、イベントを知った人の中に何らかのメリットを感じてもらえれば、参加につながる可能性も高くなります。
効果的なリマインドで、イベントを印象づけて参加人数を増やしましょう。

③ 家族や友人を連れての参加を可能にする

イベントを企画する際には、参加できる人数を限定しないようにしましょう。家族や友人と一緒に、複数名で参加できるようにすれば、集客率アップにつながります。 イベントに興味がなかった人でも、参加をきっかけに商品や企業に興味を持ってくれる場合があります。そのイベントが成功すれば、今後の企画にリピーターとして参加したり、新しく友人知人を連れてきたりする可能性も高まるでしょう。

④ 参加型・体験型のゲームを盛り込む

イベント企画の中に、ゲームを盛り込むのも面白い方法です。ゲームを目的に参加する人も見込まれることから、多くの集客が期待できるでしょう。 とくに参加型・体験型のゲームの場合、一人で参加しても、家族友人と参加しても楽しめるという利点があります。 自社のアピールにつながるような体験ブースや、クイズ企画などを作ってみるのも良いでしょう。

⑤ イベント終了後にアンケートを取る

イベントの運営では、終了後のアンケートがとても重要になります。その理由は、イベントの参加者と運営スタッフでは、イベントに対する視点が異なるためです。

運営側としては満足できるイベントだったとしても、参加者が同じとは限りません。逆もまた然りで、運営側が期待していなかった部分で参加者の満足度が高かった、というケースもあるでしょう。 参加者のアンケートからは、このような差異の原因が見えてきます。
「こういう部分が足りなかったのか」「こんなところが面白かったのか」など、参加者のアンケートから客観的な意見をもらうことは、今回のイベントに対する効果的なフィードバックになります。 その中から、好評だった部分はさらにブラッシュアップし、不評だった部分を改善しながら、次回以降の企画に活かして行きましょう。

⑥ 来場者特典を用意する

イベントへの参加意欲を高めるのが、来場者特典です。イベント企画に興味がなかった人でも、来場者特典の内容によっては、「参加してみたい」と気が変わる場合もあるでしょう。
また、来場者特典で新商品のサンプルや限定グッズを配布すれば、参加者の増加とイベント満足度の向上が期待できるでしょう。

⑦ オンラインで参加できる環境を整える

全国規模のイベント企画では、会場から遠い人が参加できない場合もあります。会場に足を運べない参加者のために、オンライン環境を整えることも検討しましょう。
オンライン開催には、人件費や会場費などのコストカットが可能になるというメリットがあります。イベントの内容を会場参加限定にするのではなく、オンラインでも対応できるような企画を検討してみましょう。

イベント企画のアイデアが思い浮かばない場合

イベントを企画する際、自社だけでは企画がマンネリ化したり、アイデアが浮かばなかったりすることもあるでしょう。
そんなときは、イベント企画を専門に扱っている企業に依頼するのがおすすめです。

当社は、入社式や会議などの社内イベントに多く対応しています。告知や当日の運営など、アイデア以外の部分のサポートも充実しており、最適な手段でイベント企画を開催することが可能です。
また、オンライン参加型のイベント企画も豊富で、過去に全国5ヶ所をつなげた総会を開催したり、海外からでも気軽に参加できるメタバースイベントを開催しました。 他に企画したイベント事例には、自動車部品メーカーの周年記念パーティーや医療業界の国際会議などがあります。
新しい物を取り入れ、要望に合ったイベント企画を叶えたい方は、ぜひ参考にしてください。

イベント企画の進め方を理解しよう

イベントを企画する際には、進め方をしっかり理解しましょう。進め方の手順に従い、気を付けるポイントを押さえながら、イベント内容を考えてください。 どうしてもイベント企画のアイデアが思い浮かばない場合は、企業に依頼するのも一つの方法です。自社の目線とは違う、面白いアイデアが得られる場合もあるでしょう。

イベントの目的を明確にし、本記事で紹介したアイデアを参考にしながら、イベント企画を成功させてください。