オフライン形式
【永年勤続表彰式典
｜株式会社トリドールホールディング様】
「5年後もまた参加したい」
従業員の心を動かす永年勤続表彰式典を企画から運営までまるごと手配
イベントを開催するならどっち？オフラインとオンラインの違いと成功へのポイント解説
ここ数年、企業イベントの開催形式は多様化してきております。
会議、展示会、セミナー、コンサートなど具体的な場所で開催される「オフラインイベント」に加えて、ビデオ会議、オンラインセミナーなどインターネットを活用した「オンラインイベント」も新たな主流となりつつあります。イベントを成功させるためには、それぞれの特性を理解し、目的に合わせた最適な形式を選択することが求められます。
本コラムでは、オフラインイベントとオンラインイベントのメリット・デメリットなどについて詳しく解説します。
オフラインイベントとオンラインイベントの比較
それぞれのメリット・デメリットを比較していきましょう。
| 項目 | オフラインイベント | オンラインイベント |
|---|---|---|
| コミュニケーション | 〇 対面のため、より深い人間関係を 築くことが可能 |
△ 画面越しのため、深い人間関係を 築くのが難しい場合がある |
| 特別感・一体感 | 〇 実際に会場に足を運び、 同じ空間で体験を共有することできる |
× 参加型にするなど工夫が必要 途中離脱の可能性がある |
| トラブル対応 | 〇 その場の状況に応じて 柔軟に対応することができる |
× 参加者の通信環境や システムトラブルへの対策が必要 |
| 準備の手間 | × 企画から運営、 会場の手配・設営、物品の準備、 人員配置など、時間と労力を要する |
〇 会場や交通の手配が不要なため、 準備の時間が削減できる |
| コスト | × 会場費、設営費、人件費など、 コストが高くなる |
〇 会場費や設営費が不要なため、 コストを大幅に削減することが可能 |
| データ収集 | △ データ収集は手間が かかる場合がある |
〇 データ収集や分析が容易 |
オフラインイベントの特徴
メリット
◆対面でのコミュニケーションができる
参加者同士が直接会話を交わすことで、より深い人間関係を築くことが可能となります。
◆特別感や一体感を生み出す
実際に会場に足を運び、同じ空間で体験を共有することで、特別な一体感や共有感を得ることができます。
◆運営トラブルに柔軟に対応できる
機材トラブルなどの現地でのトラブルに対して、スタッフが直接その場の状況に応じて柔軟に対応することができます。
デメリット
◆準備に時間がかかる
企画から運営はもちろん、会場の手配・設営、物品の準備、人員配置など、時間と労力を要します。
◆コストがかかる
会場費、設営費、人件費など、オンラインイベントに比べてコストが高くなります。
◆参加に制限がある
イベント会場へ行かないと参加ができないため、遠方の方は参加へのハードルが高くなります。
適したイベント
◆関係構築や商談化を重視するセミナーや会議
対面での名刺交換や情報共有などのコミュニケーションは関係構築に有効です。また、例えばセミナーでは日時を確保したうえで会場まで足を運ぶ課題意識の高い参加者が集まる傾向があるため、その場でのアプローチが可能であり、商談の進行や成約率の向上につながりやすいです。
◆展示会・フェア・ワークショップ
実際の空間を活用して製品やサービスを展示するため、具体的なスキルを学んだり、実際の製品を手に取って体験できるオフラインでの開催が適しています。また、セミナーや会議と同様に直接会場へ足を運ぶ方は製品やサービスへの関心が高い傾向もあり、一度に多くのそのような層へアプローチできます。
◆ネットワーキングイベント
人と人との直接的なコミュニケーションを通じて、新たなビジネスチャンスを探る場合に適しています。
◆企業の周年イベントや表彰式
会場で従業員同志でコミュニケーションがとれたり、上層部から直接方針などを共有されることで、一体感や会社への帰属意識が高まります。また、表彰された人が直接ステージに上がるなど、その感動を共有することも可能となります。
オンラインイベントの特徴
メリット
◆どこからでも参加できる
インターネット環境があればどこからでも参加することが可能です。これにより、地理的な制約を受けずに多くの人を対象にすることができます。
◆コストを大幅に削減できる
会場費や設営費が不要なため、オフラインイベントに比べてコストを大幅に削減することが可能です。
◆データ収集が容易
デジタルツールを用いて、申込み情報・アンケートやコメント機能などを活用することで参加者の情報をデータとして収集し、分析することができます。
デメリット
◆コミュニケーションが難しい
画面越しのコミュニケーションは、対面に比べてコミュニケーションが取りにくく、深い人間関係を築くのが難しい場合があります。
◆途中離脱などを防ぐための内容の工夫が必要
参加者が一方的に受け取る形式が多いため、途中で飽きてしまう可能性があります。そのため、参加者が最後まで興味を持って参加できるような工夫が必要です。
◆通信環境や通信トラブルへの対策が必要
参加者がデジタルツールの操作になれていなかった場合や、通信環境が整っていない場合に参加のハードルが高くなる可能性があります。また、映像や音声が途切れるなどのトラブルが発生する可能性もあるため、システムトラブルに対する対策も必要です。
適したイベント
◆開催地や時間的な制限の懸念せず、広範囲から集客したいセミナー
オンラインセミナーの場合、立地の制約がないことはもちろん、アーカイブ動画を活用することにより、時間の制約も緩和することができます。そのため、忙しいビジネスパーソンや自宅から参加希望の方など多様なライフスタイルを持つ参加者を幅広く対象にすることが可能です。また、チャット機能により講師と参加者とのコミュニケーションも円滑に進めることができます。
◆学会
参加者が全国・世界中から集まるため、移動や宿泊のコストや時間が負担となります。しかし、オンライン開催なら場所や時間の制約がなく、多くの人が参加可能です。また、発表内容の録画やアーカイブ化により、後からでも確認できます。
◆会社説明会
広い地域から学生を集めることができ、採用の機会が広がります。また、学生も企業側も時間とコストの節約にもつながり、採用プロセスの効率化を図ることができます。
◆チーム内の進捗や情報共有のための会議や遠隔地からの集まる会議
オンライン会議は、既に関係構築がされたチーム内の情報共有や進捗確認に適しています。移動コストを削減し、生産性を高めることができます。また、遠隔地から参加する会議では、会場確保や移動や出張のコストを抑えられるため有効です。
イベント形式の選択と成功へのポイント
では、適用例をもとにイベントの形式を選ぶ際のポイントを紹介します。
イベントの目的を明確にする
イベントの目的を明確にすることが最初のステップです。目的によって、どちらが適しているかが変わります。場所を選ばず大勢の人に情報を伝えることが目的であれば、オンラインイベントが適しているかもしれません。一方、参加者同士の交流を重視するなら、オフラインイベントが良い選択となるでしょう。
参加者のニーズを理解する
イベントの成功は、参加者が満足するかどうかに大きく左右されます。そのため、ニーズを理解し、それに応える形式を選ぶことが重要です。参加者が遠方に住んでいる場合や、時間的な制約がある場合は、オンラインイベントが適しています。一方、直接の対話や体験を求める参加者には、オフラインイベントが適しているでしょう。
リソースを考慮する
イベントの開催には、時間、人員、費用などのリソースが必要です。これらのリソースを考慮して、最適なイベント形式を選ぶことが重要です。例えば、予算が限られている場合は、オンラインイベントが適しているかもしれません。また、オフラインイベントを開催したい場合に人的リソースが不足していたり専門的なスキルが必要な場合は、外部の専門業者に委託することも検討すると良いでしょう。これにより、質の高いイベント運営が可能となり、内部リソースの節約にも繋がります。
提供するコンテンツによって判断する
参加者へのインプットが中心だったり、PCなどデジタルツールからの視覚や聴覚による体験に重点を置くコンテンツの場合、高品質な映像や音声を提供できるオンラインイベントが適しています。一方、実際の製品体験や五感を使って商品を手に取ったり感じることが重要な場合、オフラインイベントが有効です。その場の雰囲気や参加者の反応なども把握することができます。
ハイブリットイベントとは
ハイブリットイベントとは、オフラインとオンラインの両方の要素を組み合わせたイベントのことを指します。物理的な会場での実際のイベントと、そのイベントのライブストリーミングまたは録画をオンラインで提供する形式を取ります。
地理的問題やコスト面など、それぞれのメリットを活用でき、デメリットを補えるため注目されています。
しかし、その一方で、オンラインイベントとオフラインイベント両方への対応が必要となるため、より入念な準備が必要です。
もしこのイベントを
ハイブリットで実施したら？
◆カンファレンス
カンファレンスイベントは、情報を広く伝えることが一つの目的となります。ハイブリッドイベントの利点である「会場の容量に縛られずに参加者を増やすことが可能」を最大限に活用することができます。実際の会場には専門家を招き、オンラインの参加者はチャット機能などを使って質問を投げかけることで、リアルタイムでの議論を深めることが可能です。
◆研修
企業の研修をハイブリット形式で行う場合、講義部分をオンラインで行い、実践部分をオフラインで行うという使い分けが可能です。これにより、講義部分では参加者が自分の都合に合わせて視聴することができ、また、講師や会場のコストを削減することができます。一方、実践部分では直接的なフィードバックやコミュニケーションを取ることができ、より効果的な学習が可能となります。
企業イベント事例
オフライン・オンライン・ハイブリッドでのイベント事例をご紹介します。
- 会場
■2022年
【関東】 東京ベイ舞浜ホテルファーストリゾート
【関西】山本能楽堂
■2023年
【関東】 ホテル雅叙園東京
【関西】THE LANDMARK SQUARE OSAKA - 規模
■2022年：169名
■2023年：369名
オンライン形式
【医療学会】
感染拡大により不安定な情勢でも最適なイベントの開催をご提案
規模
約1000名（全国）
ハイブリット形式
【医療学術集会｜International Liver Conference 2023】
より多くの方が参加できるようハイブリット型で実施
コロナ明けの国際学会、事務局運営～海外招聘者のサポートまで提供
会場
ホテルニューオータニ東京
(オンラインとのハイブリット開催)
規模
約300名
最後に
いかがでしたでしょうか。
次のイベントはオフライン、オンライン、それともハイブリットにしますか？
それぞれの特性を理解し、目的に合わせて最適な形式を選択することが重要です。イベントの目的を明確にし、参加者が求める体験を提供できるように、適切な形式の選択と十分な準備を行い、より良いイベントを提供しましょう。
