海外出張のリスクを最小限に！
従業員を守るための4つの危機管理ポイントとは

海外出張におけるリスクと危機管理の4つのポイント

海外出張では、病気や怪我はもちろん、文化の違いから生じるトラブルや盗難など、国内出張では想定しづらいリスクが存在します。 また、新型コロナウイルス感染症のような世界的なパンデミックは記憶に新しいですが、自然災害や政治的な混乱も考慮すべき事項です。 これらのリスクを管理し、万が一の事態に備えて従業員を守る体制を整えることが、危機管理の重要な役割となります。

HISでは、安全配慮義務の観点から以下の4点が危機管理のポイントになると考えています。

4つの要素を全て自社で対応することは難易度が高いかもしれません。しかし、いずれかの要素が欠けていると、有事の際に適切な対応ができず、従業員の安全を確保することが困難になる可能性があります。 それでは、これらに対してどのようなことを準備すべきか、詳しく解説していきます。

【1】情報発信：危機管理は情報戦

海外渡航情報や危険情報は、どのように入手していますか？ 現代ではテレビやインターネット、SNSなど、様々なメディアから情報収集が可能です。 しかし、その情報は出張に行く上で必要な情報を網羅していますか？また、その情報の信憑性は確認できていますか？

海外渡航情報に求められるのは、即時性と正確性です。 管理者は、出張者へ日々変化する情勢を迅速かつ正確に伝えるための準備が必要です。

さらに、得た情報を従業員にどのように伝達するかも重要です。
管理者が情報を収集し、出張者へメールで配信する、収集した情報を特定のポータルや掲示板に掲載するといったルールを設けている企業もあるかと思いますが、メールが受信できない・ポータルが外部から開けないというトラブルも想定されるため、このような情報伝達方法だけでは不十分です。

海外渡航情報や危険情報は、常に最新のものを、いつでもどこからでも確認できるように準備しておきましょう。

【2】位置情報：出張申請書だけでは不十分な位置情報の管理

出張者の位置情報管理はどのように行っていますか？
例えば、「今、会社の従業員が、海外で大規模な自然災害に巻き込まれたかもしれない」というときに正確な位置情報を把握する手段はお持ちでしょうか。

出張申請書や航空券情報を通じて、どの都市にいるかは把握できますが、その都市内の具体的な位置までは把握できません。また本人に直接連絡をして安否確認をする際、「電話が繋がらない」「メールの返信がない」などのトラブルも想定されます。

有事が発生したときに対応できる位置情報管理を検討しませんか？

様々な位置情報確認の手法がありますが、緊急事態が発生した場合のみピンポイントで位置を把握でき、通常時は出張者のプライバシーを保護することが可能なチェックイン・トラッキングを採用することで、バランスの良い位置情報管理が可能になります。

【3】安否確認：従業員の安否を即時かつ正確に確認できるか

現在の安否確認の体制は、以下のポイントを網羅できる状態になっていますか？

安否確認の担当者設置について考える際、現地との時差を考慮すると24時間体制で専門担当者を常駐させることが理想的です。
しかし、予算や実行可能性の問題から、これが難しいケースが多いのが現状です。さらに、危機管理は予測不能な事態が連続するため、全てをシステムに頼ることは現実的ではありません。

このような現状を変えるためには、24時間対応可能な専門家に安否確認業務をアウトソースしましょう。これにより、正確かつ即時の安否確認を実現することが可能になります。

【4】緊急避難：助けを求められた際、対応する準備はできているか

現地の従業員から助けを求められた場合、すぐに対応できますか？
本人と連絡がとれたとしても、
「自然災害で身動きが取れない」
「すぐに助けて欲しい」
と言われた場合の救助手段をお持ちでしょうか。このような場合、日本からの遠隔での対応や、旅行会社頼みでは不安ですよね。
そこで、緊急避難スキームの準備が必要となります。

上記3つを内製で対応するというのは難しい部分も多いかと思います。外部のサービスを利用しながら、従業員を守るための体制作りを行いましょう。

4つの危機管理を実現するために重要なことは

4つの危機管理のポイントをお話させていただきました。
それぞれの項目に対して準備をしておくことは非常に重要ですが、それだけでは十分ではありません。
危機管理を行ううえで最も重要なのは、有事の際にどのように対応すべきかを示す危機管理マニュアルを設置することです。
平常時は理解していても、緊急時になると何から手をつけていいのか分からなくなることもあります。
そのような事態に備え、どのように対応していくのかが分かるように、危機管理マニュアルを作成しましょう。

さらに重要なことは、マニュアルの存在を従業員全員に周知することです。
「マニュアルがあってもどこで確認するのかわからない」
「緊急時、どこに連絡をしていいかわからない」

このような声を耳にすることがありますが、これらはマニュアルが存在しても認知しておらず機能しない事例です。
そのため「設置しただけ」ではなく、どのように運用するかという部分まで考慮することが重要です。

また、世の中の状況は日々変化しています。
今設置しているマニュアルは最後にいつ見直しをしましたか？
数年間、同じマニュアルを使い続けていませんか？
変化する情報に対応するため、少なくとも1年に一回は見直しを行うことが必要です。
定期的なメンテナンスも管理者の重要な役割となります。

危機管理について改めて見直そう

海外出張における危機管理の重要性とその具体的な対策について解説してきました。
危機管理は、予測不能な事態に対応するための準備と、それを適切に運用するための体制作りが求められます。それぞれの企業が自社の状況を見つめ直し、従業員の安全を確保するための最善の策を講じていくことが大切です。

また一度作ったら終わりではなく、常に見直しを行い、改善を続けることが求められます。従業員を守るためにも自社の危機管理体制が問題ないか、これを機に今一度確認してみましょう。不安を感じている点がある企業様は、ぜひ一度ご相談ください。

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